Организирането на фирмено мероприятие или бизнес събитие изглежда на пръв поглед лесна задача, с която би трябвало да се справи екипът ви сам, но това далеч не е така.
Ето 8 стъпки, по които да се водите когато организирате вашето фирмено събитие:
1. Определете целта и обхвата на събитието
Какво искате да постигнете с него, за кого е предназначено, какъв резултат очаквате? Това са едни от първите въпроси, на които трябва да си отговорите при стартирането организацията на фирмено събитие.
2. Помислете за подходящо място за провеждане на събитието
Локацията за провеждане на мероприятието е едно от най-важните неща. Трябва ли мястото да е комуникативно от гледна точка на транспорт, паркинг и т.н.? Колко големи зали са необходими? Трябва ли ви повече естествена светлина в залите?
3. Трябва ли събитието да се популяризира? Кой и как ще го направи?
Успехът на едно събитие зависи изцяло от това кой ще разбере за него, нали? Преценете добре как можете да се справите с разпространението на PR съобщения, реклами и e-mail известия до потенциалните участници.
4. Покани, прозвънявания и контакт с участниците
Комуникацията с участниците и тяхната информираност винаги трябва да са на много добро ниво.
5. Уточняване броя участници и необходимите стаи за тях
Обезпечаването на нощувки и изхранване за участниците в събитието винаги е доста трудна задача, защото при голямо събитие винаги има хора с различни желания и очаквания.
6. Конферентна зала – големина, подреждане
Важно е да се осигури добра видимост на всички участници и в същото време да не са сбити един до друг. Дали ще предпочетете подреждане тип „театър“ или „класна стая“ зависи строго от спецификата на събитието.
7. Конферентна техника – какво точно ви трябва, за да протече мероприятието гладко?
Много често при организирането на фирмено събития или бизнес мероприятия, участниците се впечатляват най-много от 2 неща. Едно от тях е техниката и техническото обезпечаване на цялото събитие. От регистрацията до преживяването по време на събитието – екран, микрофони, озвучаване, иновации в технологиите и модерни решения.
8. Кафе-паузи & Изхранване
Кафе паузите и изхранването са вторият фактор, който оставя най-силно впечатление в участниците. По време на кафе-паузите обмислете добре дали само кафе и вода са достатъчни спрямо натовареността на събитието. Работен обяд или блок маса? Вечеря с танци или вечеря и нощен клуб – още няколко въпроса, които задължително трябва да си зададете при взимането на решение за изхранването.
Надяваме се тези стъпки да са полезни при планирането и организирането на вашето следващо фирмено мероприятие.
Ние, екипът на Loyal Corporate, вярваме че детайлите гарантират успеха! С малките неща и дребните детайли се дава вкуса на преживяното и се допринася за цялостното усещане за завършеност и пълнота. Така по – лесно се постигат целите и резултатите са трайни.
